8 tips om een professionele e-mail te schrijven!
Met een prof, stagementor of jurist kan je uiteraard niet zo informeel communiceren zoals je met je vrienden of kennissen zou doen. Dit brengt met zich mee dat je vaak wel 10 keer je mail herleest alvorens je hem durft te versturen naar één van voornoemde personen.
Met deze 8 tips in je achterhoofd wordt het opstellen van een professionele mail al een stuk makkelijker!
1. Vul steeds het onderwerp in. En daarmee bedoel ik niet met woorden als 'belangrijk!' of 'lijst'. Gebruik een thema waardoor de lezer in één oogopslag weet wat hij kan verwachten van jouw e-mail. Hou het kort en accuraat.
2. Gebruik een gepaste begroeting en voeg dan nog de juiste titel toe. Daarnaast toont een achternaam toevoegen onmiddellijk veel professioneler. Bij twijfel: je kan beter te formeel dan te informeel zijn.
3. Wanneer de ontvanger je niet kent, stel je jezelf best voor in de eerste zin. Let hierbij op dat je nooit een mail begint met het woord 'ik'. Vervolgens schrijf je waarom je een e-mail stuurt.
4. Wees kort, maar beleefd. Veel zakenmensen en juristen hebben niet veel tijd om ellenlange mails te lezen. Hoe korter, hoe beter. Heb je toch een iets langere tekst, verdeel hem dan in paragrafen met witregels. Zorg er dus voor dat je de essentie in slechts enkele paragrafen vertelt. Een e-mail zou niet meer dan vijf paragrafen mogen tellen en per paragraaf niet meer dan vijf zinnen. Om het met de woorden van George Orwell te zeggen: "If it is possible to cut a word out, always cut it out."
5. Bekijk je eigen e-mail empathisch. Wanneer je door de ogen kijkt van de lezer, zie je hoe hij/zij jouw e-mail zal interpreteren. Stel jezelf de vraag hoe de mail jou zou doen voelen als je hem zou ontvangen. Belangrijke principes om hierbij in acht te nemen zijn de volgende:
- De meeste mensen hebben weinig tijd, dus zie puntje 4.
- Mensen appreciëren een compliment of een 'dank u', dus wees positief.
6. Zoek naar een logische structuur. Volgende structuur kan je bij veel mails hanteren:
- Begroeting
- Positieve noot
Bv. "Ik heb erg genoten van uw presentatie over x (onderwerp) op x (datum)."
Bv. "Het was zeer aangenaam u te ontmoeten bij x (evenement)."
- De reden voor je mail en de bedoeling ervan, desnoods met specifieke instructies
- Een afsluitend bericht
- Handtekening
7. Eindig met je volledige naam en zo nodig, je functie. Voeg daarbij een link naar je website toe, indien je deze hebt.
8. Lees na of laat nalezen! Niets is zo onprofessioneel als een dt-fout in een e-mail. Hoewel het tijd in beslag neemt, is het dus toch van belang dat je steeds nakijkt of je geen details hebt overgeslagen.